MEMO-015_文書事務の手引き　第２編文書の作り方

文書事務の手引き　第２編文書の作り方

　公文書は、その性質上、だれにでも分かりやすいものでなければなりま せん。公文書の文体、表現の仕方等については、以下のことに留意しまし よう。

第１節　文 体

　公文書で用いる文体には、 「ます」体（「ます」 を基調とする口語 体をいう。以下同じ。）と 「である」体（「である」 を基調とする口 語体をいう。以下同じ。）がありますが、次のように使い分けます。

1 上部機関及び他省庁並びに国の機関以外の者に対する文書は、原 則として「ます」体を用います。ただし、官報公告、法令の規定に 基づき公示などを必要とする文書その他「ます」体を用いることが 不適切な場合は「である」体を用います。

2 当局内部に対する文書（上部機関あてを除く。）は、原則として 「である」体を用います。

3 次に掲げる文書は、必ず「である」体を用います。
(1）局長通達その他の命令又は指示
(2） 許可書、承認書、命令書その他法令等に基づき権限を行使するた めの文書

第２節　表現の仕方

公文書で用いる言葉遣いは、以下の点に留意し、分かりやすい文書 を作成するようにしましょう。
1 接続詞や接続助詞等を適切に用い、文章が長くなることを避ける。
2 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、できるだけや めて、簡潔かつ論理的な文章によって、相手方に伝えるべき内容を 正確に表現する。敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。
3 内容に応じて、なるべく箇条書の方法を採り入れ、受信者が理解 しやすいようにする0
2章 用 字
公文書にあっては、漢字は常用漢字、仮名はひらがなを用いることが原 則です。
第1節 漢字と仮名の使い方
公文書で使用する漢字は、原則として常用漢字に限るものとし、ま た、その音訓についても、常用漢字表に従うこととしています。
1 ただし、次のような場合は、例外的に常用漢字表によらないこと ができます。
(1） 地名、人名等の固有名詞を表す場合

(2） 専門用語等で仮名で書くと分かりにくくなる場合

2 次のような場合は、常用漢字表にある漢字であっても仮名書きと します。
(1） 代名詞
（例） これ それ どれ ここ そこ どこ この その どの こちら あちら そちら あなた
ただし、次の代名詞は、漢字で書きます。
彼 何 僕 私 我々
(2） 副詞及び連体詞
　 （例） かなり ふと やはり よほど なお もし いかなる いわゆる あらゆる
ただし、次のような副詞及び連体詞は、漢字で書きます。
（例） 必ず 少し 既に 直ちに 甚だ 再び 全く 最も 専ら 余り 至って 大いに 恐らく 必ずしも 辛うじて 極めて 殊に 更に 少なくとも 絶えず 互いに 例えば 次いで 努めて 常に 初めて 果たして 割に 慨して 実に 切に 大して 特に 突然 無論 明くる 大きな 来る 去る 小さな 我が（国）

(3） 接頭語及び接尾語
（例） お（お礼） げ（惜しげもなく） ども（私ども） ぷる（偉ぶる） み（弱み） め（少なめ）、たち（子扉ち）

(4） 接続詞 （例） おって かつ したがって ただし ついては ところで ところが また ゆえに あるいは

ただし、次の4語は、漢字で書きます。 及び 並びに 又は 若しくは

(5） 助詞及び助動詞
（例） ない ようだ （それ以外に方法がないようだ。） ぐらい （二十歳ぐらいの人）
だけ （調査しただけである。）
ほど
など （資料などを用意する。）
まで （五日までに提出する。）

(6） 形式名詞、補助動詞等
（例） こと （許可しないことがある。） ところ （現在のところ差し支えない。） もの （正しいものと認める。） とも （説明するとともに意見を聞く。） ゆえ （一部の反対ゆえにはかどらない。） わけ （賛成するわけにはいかない。） とおり （次のとおりである。） ある （その点に問題がある。） いる なる （合計すると1万円になる。） できる （だれにでも利用できる。） うち （該当するもののうち ） ない （欠点がない。
てあげる （図書を貸してあげる。） ていく （負担が増えていく。） ておく （通知しておく。） てくる （寒くなってくる。） てしまう （書いてしまう。） てみる （見てみる。）
てよい （連絡してよい。） かもしれない （間違いかもしれない。） にすぎない について （これについて考察する。）
次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、原則 として漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、原則として仮名で書きます。
「ご。御」→御案内 御出席 ごあいさつ ごべんたつ

常用漢字で書き表せないものは、その部分を仮名で書きます。
(1） 常用漢字でない場合

（例） 遡る→さかのぼる 名宛→名あて 日頃→日ごろ

(2） 常用漢字の音訓に外れる場合 （例） 委ねる→ゆだねる 関わる→かかわる

仮名は原則として平仮名を用い、片仮名は次のような場合に用います。
(1） 外国の地名及び人名

(2） 外来語

ただし、外来語でも、 「たばこ」、 「かるた」のように、その 意識が薄くなっているものは、平仮名を用いることができます。

(3） 片仮名で表記される固有名詞

第2節 数 字
数字は、アラビア数字を用い、漢数字は用いないのが原則です。
次のような数の感じを失した熟語・固有名詞などは、漢数字を用 います。
(1） 固有名詞 （例） 四国 九州 二重橋

(2）
概数を示す語 （例） 二、三日 数十日

(3）
数量的な感じのうすい語 （例） 一般 一部分 一部改正

(4） 万以上の数を書き表すときの単位

-33 –
（例） 100億 1,200万
⑤ 「ひとつ」、 「ふたつ」、 「みっつ」などと読む場合 （例） 一休み 二言目 一つ 五日目
2 数字のけたの区切り方は3位区切りとし、区切りには「，」 （コ ンマ）を用います。ただし、年号等は、区切りを付しません。 4
（例） 12, 345 1994年
3 少数、分数及び帯分数は、次の例によります。
(1） 少数 （例） 0. 123 0. 246

(2） 分数 （例） + 4分の1

(3） 帯分数 （例）

4 日付、時刻及び時間は、次の例によります。
(1） 日付 （例） 平成6年4月15日 平6 . 4 .15
(2） 時刻 （例） 10時20分 13時 12 :00
(3） 時間 （例） 9時間15分

句切り符号は、文章の構造、語句の関係を明らかにするために用い られるものです。
-34 –
1 句切り符号は、次のように用います。
(1) 「。」 （まる）
ア 「。」は、一つの文を完全に言い切ったところに必ず用ます。
イ 完結する字句が名詞形のときは、原則として「。」は付けません。ただし、 「 すること」、 「 もの」、 「 者」、 「 とき」、 「 場合」などで終わる項目を列記するとき、 及びその列記の中で更に字句が続くときは、 「。」を付けます。
（例） 次の国事行為を行う。
(1） 憲法改正、法律、政令及び条約を公布すること。
(2） 国会を召集すること。
（例） 次に掲げる事項を記載した申請書を提出しな
ければならない。
(1） 申請者の氏名又は名称及び住所
(2） 船名。 ただし、 を除く。

ウ （ ）の中でも前記ア及びイに準じて、 「。」を用います。
（例） 北海道開発法（昭和25年法律第126号） 北海道開発局（以下「局」 という。） 道路整備緊急措置法（昭和33年法律第34号。以 下「法」 という。）
(2) 「、」 （てん） ア 「、」は、一つの文の中で、言葉の切れ、続きを明らかにす
-35 –
る必要のあるところに用います。 イ 主語の後には、原則として「、」を付けます。ただし、条件 句や条件文章の中に出てくる主語のあとには、 「、」を用いま せん。
（例） 行政権は、内閣に属する。 委員は、非常勤とする。 労働者は、事業者が第20条から第25条まで及び
前条第1項の規定に基づき講ずる措置に応じて、 必要な事項を守らなければならない。
ウ 三つ以上の名詞を並列して使うときは、最後の二つの名詞を 「及び」、 「又は」などの接続詞で結び、その前に並列する名 詞のつなぎには、 「、」を用います。ただし、並列する名詞の 最後を「等」でくくるときは、 「、」だけでつなぎ、接続詞は 用いません。
（例） 河川、道路、砂防及び港湾 河JI 道路、砂防、港湾等
エ 二つ以上の形容詞、副詞又は動詞を接続詞で結ぶ場合は、接 続詞の前にも「、」を用いるのが原則です。ただし、意味の混 同を来すおそれがない場合には、 「、」を省略することができ ます。
（例） みだりに道路を損傷し、又は汚損すること。 価格が著しく上昇し又は上昇するおそれがあると き。 オ 動詞、副詞又は形容詞を例示的に並列し、その最後の字句を
-36一
「その他」でくくるときは、 「その他」の前に「、」を用いま す。ただし、名詞を並列した場合の「その他」の前には「、」 を用いません。
（例） 道路、橋、 トンネルその他土木施設 降給し、降任し、その他著しく不利益な処分を行 う。
カ 「ただし」、 「なお」、 「ついては」、 「しかし」、 「すな わち」、 「また」などのように、文章の始めに置く接続詞の後 には、必ず「、」を用います。 「かつ」は、句と句を接続する場合には、必ず「かつ」の前 後に「、」 を用います。 （例） 債権管理者は、 （中間略）、担保を提供させ、か つ、利息を付するものとする。ただし、第24条第1 項第1号に該当する場合、 （中間略）、又は利息を 付さないことができる。
キ 叙述に対して限定を加え、又は条件を示す語句の後には、 「、」 を用います。 （例） 内閣は、衆議院で不信任の決議案を可決し、又は 信任の決議案を否決したときは、10日以内に衆議院 が解散されない限り、総辞職しなければならない。
ク 「 にあっては に」、 「 においては に」等の ように、対句を文章中に用いる場合には、対句の接続にのみ 「、」を用い、対句を受ける述語の前には「、」を用いません。 （例） 普通地方公共団体の長がした過料の処分に不服が
一37 –
あるものは、都道府県知事がした処分については自
治大臣、市町村長がした処分については都道府県知
事に審査請求をすることができる。
(3) 「・」 （なかてん）
「・」は、外国の国名、人名等の句切りに用いる。また、二つ の密接不可分な名詞を結ぶときのつなぎにも用いることができま す。
（例） ジョージ。ワシントン 母船式さけ・ます漁業
(4) 「．」 （ピリオド）
ア アルファベットによる略語及び年月日を略記する場合に用い ます。ただし、誤解を招くおそれのないときは、この限りでは ありません
（例） U . S. A． 又はUSA 平4 . 10. 15 イ 数字の小数点を表す場合に用います。 （例） 0. 123
(5) 「,」 （コンマ） ア アルファベットによって構成された字句を列記する場合の句 切りに用います。
イ 1, 000以上の数字の句切りに用います。 （例） 1,234
-38一
(6) 「：」 （コロン） 文章の最後に注記する場合、時刻を略記する場合の句切り等に

用います。 （例） 注：本件は である。 10: 05

(7) 「（ ）」 （かっこ）

( ）は、語句又は文の次に、それについて特に注記を加える ときなどに用います。

(8) 「「 」」 （かぎかっこ） ア 会話又は語句を引用するときに用います。 イ 特に注意を喚起する語句等に用います。

⑨ その他

次の区切り符号については、必要に応じて用いることができます。 「→」 （矢印） 「～」 （なみがた） 「『 』」 （二重かぎかっこ） 「〔 〕」 （大かっこ） 「｛ ｝」 （中かっこ）
繰り返し符号
(1） 繰り返し符号は、 「々」以外は用いません。

(2) 「々」は、次のように漢字の繰り返しの場合に用います。

（例） 人々 国々 年々 日々 時々 ただし、次のような異なった意味の場合には、 「々」を用いま せん。 （例） 民主主義 学生生活 委員会会則 事務所所在地
見出し記号 見出し記号は、原則として、次の順序による記号を用い、イ、ロ、 ハ及びA . B、 C等の記号は用いません。
注1：項目が少ない場合は、 「第1」を使わずに、 [1」から始め ます。 注2：見出し記号は、句読点を打たず、 1字空けて次の字を書き出 します。
第3章 用 語
公文書は、親しみやすいものでなければなりません。公文書で使用する 用語については、以下のことに留意しましょう。
第1節 原 則
特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることはやめて、日常 一般に使われている易しい言葉を用います。ただし、法令用語は、必 ずそのまま用います。
（例） 蔵匿→かくまう 牙保→あっせん 宥恕→ゆるす
刑法第103条「罰金刑以上ノ刑ニ該ル罪ヲ犯シタル者又ハ 拘禁中逃走シタル者ヲ蔵匿シ又ハ隠避セシメタル者ハ二年以 下ノ懲役又ハ二十万円以下ノ罰金ニ処ス」
同一文書中、同じ内容のものを違った言葉で書き表すことのないよ うに統一します。
（例） 提起・提訴 趣意・趣旨 言いにくい言葉は使わず、口調の良い言葉を用います。
（例） 創出する→創造する はばむ→さまたげる
漢字を幾っもつないでできている長い言葉は、無理のない略し方を 決めて用いることができます。
（例） 日本放送協会→NHK 開発土木研究所→研究所
第2節 具体的な留意事項
次の用語については、間違った用い方をされているのが、特に多く みられます。用語の意味等をよく理解して、正しく用いましょう。
「及び」 と 「並びに」 「及び」 と 「並びに」は、同じ意味の併合的接続詞ですが、その 用い方に違いがあります。
(1） 二つの語を結合する場合は、その二つの語の間に 「及び」を用 います。

(2） 三つ以上の語を結合する場合において、結合する語に段階がな

いとき又は結合に強弱がないときは、最後の語の前に「及び」を 入れ、その前はいくつあっても 「、」で結合させます。 （例） 本局及び地方部局の 職員の進退、給与、分限及び賞罰に関する
(3） 結合される語に段階があるときは、 「及び」 と 「並びに」を用 いて表現します。この場合、いちばん小さい結合の段階にだけ 「及び」を用い、それ以外の大きい結合の段階にはすべて「並び に」 を用います。したがって、 「並びに」は、 「及び」が用いら れているときに限って用いられることになります。
（例） 職員の公務によらない死亡、廃疾、負傷及び疾病並び に分べん及び災厄その他の事故並びにその被扶養者のこ れらの事故に
国並びに都道府県、市町村及び財産区。
2 「又は」 と 「若しくは」 「又は」 と 「若しくは」は、同じ意味の選択的接続詞ですが、そ の用い方に違いがあります。
(1） 選択する語が二つの場合は、その二つの語の間に「又は」 を用 います。

(2） 選択する語が三つ以上ある場合において、選択する語に段階が ないときは、最後の語の前に「又は」 を用い、その前は、いくつ 語があっても「、」で結びます。

（例） 公の秩序又は善良な風俗 郵便、電信又は電話
(3）選択する語に段階がある場合には、いちばん大きい選択の段階 に「又は」を用い、それ以外の小さい選択の段階には「若しくは」 を用います。したがって、 「若しくは」は、 「又は」が用いられ ているときに限って用いられます。
（例） 給与法第8条第6項若しくは第9項本文又は第35条第 2項の規定にかかわらず
3 「かつ」
連結される語が互いに密接不可分で、両方の語を一体として用い
ることによりその意味が完全に表される場合に使われます。また、
「及び」や「並びに」 と類似した意味でも用いられる場合がありま
す。
（例） 公共の安全を保持し、かつ、公共の福祉を増進するこ
とを目的とする。
4 「ただし」 と 「この場合において」
(1) 「ただし」は、主たる文章の後に続けて行を改めずに、主たる 文章に対する除外例、制限的又は例外的条件等を示す場合に用い ます。

（例） 役員の任期は、 4年とする。ただし、補欠の役員の任 期は、前任者の残任期とする。

(2) 「この場合において」は、主たる文章の後に続けて行を改めず

に、主たる文章の趣旨を補足的に説明する場合などに用います。 （例） 第16条第2項及び第5項の規定は、公害審査委員候補 者について準用する。この場合において、同条第5項中 「その職」 とあるのは、 「その地位」 と読み替えるもの とする。
5 数詞に続けて物を数えるのに添える語として、 「箇」及び「か」 を用います。
(1) 「箇」は、漢字又は漢数字に続く場合に用います。 （例） 二箇所 数箇所

(2) 「か」は、算用数字に続く場合に用います。 （例） 3か月 2か所

6 「時」 と 「とき」
(1) 「時」は、時代、時期、時間、時刻などの意味を表す場合に用

います。 （例） 時の人 別れの時 実行の時 時々

(2) 「とき」は、 「場合」 という語と同じような意味を表す場合に

用います。 （例） 都合の悪いとき 眠いとき 乗り遅れたとき
7 「とき」 と 「場合」
(1) 「とき」 と 「場合」を同時に用いて条件を表す際には、大きな 前提条件を「場合」で表し、小さな前提条件を「とき」で示しま す。
（例） 更生又は決定をした場合において、脱漏があることを 発見したときは
(2) 「とき」 と 「場合」を同時に用いないで、いずれか一方を用い
る際には、特に準則はなく、語感等によって判断することになり ます。
8 「その他」 と 「その他の」
(1) 「その他」は、 「その他」の前にある字句と 「その他」の後に ある字旬とが並列関係にある場合に用います。
（例） 勤続期間、勤務能率その他勤務に関する諸条件 賃金、給料その他これに準ずる収入
(2) 「その他の」は、 「その他の」の前にある字句が「その他の」 の後にある広い意味を有する字句の例示として、その一部を成し ている場合に用います。
（例） 内閣総理大臣その他の国務大臣 ダム、水路、貯水池その他の工作物
9 「から」 と「より」
(1) 「から」は、時及び場所の起点、原因等を示す場合に用います。

（例） 東京から京都まで 過労から病気になった。 恐怖から解放される。

(2) 「より」は、比較を示す場合にだけ用います。 （例） 東京は大阪より東にある。

-46ー
10 「頂く」 と 「いただく」
(1） 動詞の場合は、 「頂く」を用います。

（例） 御返事を頂く。 表彰状を頂きました。 お土産を頂く。

(2）
補助動詞の場合は、 「 (c)いただく」を用います。

（例） 待っていただきたい。 参考にしていただく。
教えていただきたい。 報告していただく。
御検討いただく。 御協力いただく。
お待ちいただく。

11 「下さい」 と 「ください」
(1）
動詞の場合は、 「下さい」 を用います。 （例） お菓子を下さい。 お手紙を下さい。 資料を下さい。

(2） 補助動詞の場合は、 「・・・℃ください」を用います。
（例） お急ぎください。 御返事ください。 教えてください。
12 「直ちに」 「速やかに」 「遅滞なく」 この三つの用語は、いずれも、時間的に遅れてはならないことを 示す副詞ですが、時間的即時性の程度に差があります。
(1) 「直ちに」は、最も時間的即時性が強いときに用います。
（例） 水防に際し、堤防その他の施設が決壊したときは、水 防管理者、水防団長又は消防機関の長は、直ちにこれ を関係者に通報しなければならない。
-47 –
(2) 「速やかに」は、 「直ちに」 よりは急迫の程度が低いときに用 います。
（例） 銃砲又は刀剣類を発見し、又は拾得した者は、速やか にその旨をもよりの警察署に届け出なければならない。
⑧ 「遅滞なく」は、正当な又は合理的な理由による遅延は許容さ れるものと解されており、三つの用語の中では、最も急迫の程度 が低いときに用います。
（例） 小麦販売業者は、第22条第2項各号に掲げる事項に変 更があったときは、遅滞なくその旨を大蔵大臣に届け出 なければならない。
13 「なお書」 と 「おって書」 「なお書」及び「おって書」を同一の文章中に使用する場合には、 「なお書」を先に、 「おって書」を後に用います。

4章 普選文書の作り方
あいまいな表現や意味の分かりにくい言葉は避け、分かり易い内容にし ましょう。 文章は、できるだけ短〈、適当に段落を設けたり句読点を要領よく活用 し、表題や見出し、見出し番号（例えば、 1、 (1) 、ア）を付けましょう。

第1節 普通文書の書式
用紙の大きさ
公文書の用紙規格は、従来、B判（B5又はB4）に統一されてい ましたが、最近、国際化及び0A化に呼応する形で民間企業等におい てA判化が進められていることから、平成5年4月から国の行政機関 においても原則的にA判（A4）に統一することになりました。
なお、法令に定める様式等、特別の事情のあるものに限り、当分の 間、現行規格の使用が認められています。
北開局〇第〇〇〇号× 平成〇年〇〇月〇〇日×
×〇 〇 〇 〇×殿
北海道開発局長 印
L 」
××× 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇について（〇〇） xxx
×このことについて、〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。ただし、〇〇〇 00000000 ~
xなお、 000000000000000000000000 ~
記
x 1 x00000000000000000000000000 x x OOOOQOOOOOOOOOOOOO。
x 2 xOOOOOOQOOOOOOOOOOOOOOOOO。
（発議×〇〇課〇〇係）
2 記入要領 施行文書の書式に関して公式の規定はありませんが、一般的に用い られている施行文書の記入要領は、次のとおりです。
(1） 文書記号及び番号（規程第27条）
公文書には、軽易なものを除き、その文書固有の文書記号と番号 を付けるのが一般的です。文書記号は主管課の略号（規程 別表4 ) で、文書番号は会計年度による一連番号です。
文書記号は、右側最上部に書き、最後の字が行末から2字目に 位置するようにします。
(2） 施行年月日（規程第27条） 原則として、文書を施行（発送等）する年月日です。公文書では、
この日付が重要な意味をもつ場合が多いので、必ず記入する必要が あります。
施行年月日は、文書記号及び番号の次の行に、文書記号及び番 号と書き出し及び最後の字がそろうように適宜字間を空けて書き ます。 (3） 受信者名
公文書における受信者名は、権利や義務にかかわることが多いので、その表記には、十分注意しなければなりません。 （ポイント）
① 一般に、あて先が個人の場合はその氏名、団体の場合は その団体の代表者の職氏名とします。

② 発信者名は、受信者と対照的に用います。受信者が職氏 名のときは、発信者も職氏名とし、受信者が職名のみであるときは、発信者も職名のみとします。

③ 同一内容の文書を同種の機関全部に発信する場合は、 「各〇〇〇長殿」 とすることができます。

受信者名は、施行年月日の下を原則として2行空け、左側2字 目から書き出します。受信者名につける敬称は、 「殿」 とします。 受信者名が長い場合は、適宜行を改めます。
(4） 施行名義（規程第26条） 当該文書の施行者の名義をいいます。 （規程 別表3 )
施行名義は、受信者名の下を原則として1行空け、右側に書き ます。施行名義の最後の字は、行末から約3センチ（7字程度） 左に位置するようにします。
一52 –
(5）件 名
文書の内容が一見して理解できるように要領よく簡潔に記載する 必要があります。例えば、 「〇〇〇〇〇〇について」 と表示するの が通例です。件名の末尾には、括弧書きで、 「（通知）、 （照会）、 （回答）」などのように当該文書の性質を表す語を付けると、文書 の目的が理解しやすいでしょう。
「
標題は、施行名義の下を原則として2行空け、 4字目から書き 出し、書き切れない場合は行末から3字空けて行を改めます。この場合、 2行目以降の書き出しは、1行目とそろえます。標題が 短いため、全体の調和上好ましくないときは、中央に寄せ、又は 適宜字間を空けて書くようにします。
(6） 本 文
本文は、文書の性質、内容に適した表現で、正確に分かりやすく 書かなければなりません。 （ポイント）
① 時候のあいさつのような前文や儀礼的な末文は、案内状や委 嘱状などの特定目的の文書を除き、不要です。

② 文章で書くと煩雑になる場合には、 「下記のとおり」 として 記書きし、 「記」の下に箇条書きすることができます。

本文は、標題の下を原則として1行空け、 2字目から書き出し
ます。行を改めたときにも、 2字目から書き出します。また、
「ただし書」は、行を改めずに本文に続けて書き、 「なお書」及
び「おって書」は行を改めます。
「記」は中央に書き、その本文は前記と同じ要領で書きます。
項又は号に細分するときは、 「第〇章第〇節 見出し記号」
によります。
(7） 発議課係名
受信者側から発信者側に施行文書の内容等に関する間い合せ等に 備えて、必ず「担当課係名」 を記入しておく必要があります。
発議は、右側最下部に「（発議×〇〇課〇〇係）」等とかっこ 書します。
-54 –
第2節 普通文書の種類による文例
照会文書 行政機関の相互間又は行政機関から個人・団体に対して、ある事項を問い合わせる文 書をいいます。なお、照会文書は相手から回答を求めるものなので、 「ます」体で丁寧 に表現する必要があります。
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇省〇〇局長×殿
北海道開発局辛
局辛 印

xxx 文書の整理、保存等について（照会） xxx
×このことについて、当局における制度改善の参考にしたいので、貴局の状況 を別紙により御回答くださるようお願いします。
（発議×〇〇課〇〇係）
2 回答文書 相手方の照会などに回答する文書をいいます。 （協議、依頼、要請等に対する応答文 書などが一般的であり、回答文書の件名は、原則として照会文書の件名を使用し、必要 に応じて、照会文書の日付や文書番号を引用します。）
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇省〇〇局長×殿
北海道開発局長 印
xxx 文書の整理、保存等について（回答） xxx
×平成〇年〇月〇日付け北開局〇第〇〇号で照会のありましたこのことについ て、別紙のとおり回答します。
（発議×〇〇課〇〇係）
-56 –
3 依頼文書 他の行政機関や個人・団体に対して一定の意思を了解してもらったり、相手方の作為 又は不作為を促す文書をいいます。依頼文書は相手方の気持ちをよく考え、相手の好意 や協力が得られるように表現する必要があります。
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇研究セソター 〇〇 〇〇×殿
北海道開発局長 〇〇 〇〇 印
xxx 講師の依頼について xxx
×北海道開発事業の推進につきましては、日ごろから特段の御高配を賜り、厚 くお礼申し上げます。 ×さて、当局では、〇〇〇〇セミナーを下記のとおり開催することとしており ます。 ×つきましては、当セミナーにおいて、貴殿に専門家の立場から御意見を賜り たく、講師を依頼いたしますので、業務御多忙の折とは存じますが、御承諾く ださいますようよろしくお願いいたします。 ×なお、ご承諾の際は、折り返し別紙承諾書を送付してくださいますよう併せ てお願いいたします。
記
xl 日 時 平成〇年〇月〇日（〇） 〇〇：〇〇～〇〇：〇〇 x2 場 所 札幌第1合同庁舎2階 講堂 ×3 テーマ 〇〇〇〇〇〇について ×4 旅費の支給及び負担
用務の期間は、〇月〇日から〇月〇日までとします。その旅費は、「国 家公務員等の旅費に関する法律」に定めるところにより支給し、当局が 負担します。
（発議×〇〇課〇〇係）
［別紙］ 平成〇年〇月〇日×
×北海道開発局長 〇〇 00×殿
氏名 印
xxx 講師の依頼について（回答） xxx
×平成〇〇年〇〇月〇〇日付け北開局〇第〇〇号で依頼のあったこのことにつ いては、承諾します。
-58 –
通知文書 特定の相手方に対して、一定の事実、処分又は行政機関としての意思を客観的に伝達
する文書をいいます。
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×各地方部局長×殿
北海道開発局長 印
xxx 平成〇年度〇〇課長会議の開催について（通知） xxx
×このことについて、下記のとおり開催するから、〇〇課長を出席させられた
い。
記
●I
n
ノー 2u
時所題 日場議
平成〇年〇月〇日（〇） 〇〇時～〇〇時
×
札幌第1合同庁舎10階 共用第1会議室
〇〇〇〇〇〇〇〇について
× ×
（発議×〇〇課〇〇係）
5 申請文書 「申請」 とは、(1）下級庁から上級庁に、②個人や団体が国又は公共団体の機関に対し て承認、許可、認可、補助等の指示を求めるのに発する文書です。 申請に際しては、その根拠となる法令等がある場合は明記することが必要です。
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇大臣 〇〇 〇〇×殿 北海道開発局長 〇〇 〇〇 印
xxx 〇〇〇〇〇〇〇〇〇について（申請） xxx
×このことについて、別紙のとおり〇〇したいので、〇〇〇〇法第〇〇条の規 定に基づき、申請します。
（発議×〇〇課〇〇係）
-60 –
進達・副申文書 「進達」 とは、法令等で一定の機関を経由すべき旨規定されている申請書などを、そ の経由機関から処分権限を持つ上級行政機関に送り届けることをいいます。 その際に、経由機関が参考意見を添えて進達することを「副申」 といいます。
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇大臣 〇〇 〇〇×殿 北海道開発局長 〇〇 〇〇 印
xxx 〇〇〇〇〇〇〇〇〇について（進達） xxx
×このことについて、当局管下〇〇開発建設部長から〇〇所管〇〇〇〇規則第 〇〇条の規定に基づき、別紙のとおり承認申請がありましたので、進達します。
（発議×〇〇課〇〇係）
「副申」
北開局〇第〇〇号× 平成〇年〇月〇日×
×〇〇大臣 〇〇 〇〇×殿 北海道開発局長 〇〇 〇〇 印
xxx 〇〇〇〇〇〇〇〇〇について（副申） xxx
×このことについて、〇〇〇〇〇〇から提出がありましたので、下記のとおり 意見を添えて進達します。
記 x 1 000000000000000000。 >< 2 000000000000000000000000000。
（発議×〇〇課〇〇係）
-62 –
第5章 縄程文書の作り方
規程文書の作成に当たっては、普通文書と同じように、あいまいな表現 や意味の分かりにくい言葉は避け、正確で分かり易い内容にすることが大 切です。
第1節 規程文書
1 条文配列の標準的な順序
(1） 目的や趣旨をうたった規定（目的規定又は趣旨規定）

(2） 用語の定義を定める規定（定義規定）

⑧ 総則的規定

(4）
実体的規定

(5）
附則

2 目的規定または趣旨規定
(1） 目的規定
一定の原理・原則はありませんが、規定の内容に応じて、最もふさ わしいと思われるような趣旨をもりこみます。
（例1 ) 「この法律（規程）は、 することを目的とする。」
『この法律は、北海道における資源の総合的な開発に関する
基本的な事項を規定することを目的とする。』 （北海道開発法
第1条）
（例2 ) 「この規程は、別に定めるもののほか、 を定め、 …することを目的とする。」
『この規程は、別に定めるもののほか、北海道開発局の内部 部局（以下「本局」 という。）における文書の管理に関する必 要な事項を定め、文書による事務処理の適正化と能率の向上を 図ることを目的とする。』（北海道開発局文書管理規程第1条）
(2） 趣旨規定
目的規定がうまく書けない場合や目的規定を置くことが適当でない 場合は、趣旨規定を置くことができます。 趣旨規定は、その規定の内容を要約した書き方がとられます。
（例） 「〇〇〇〇については、〇〇法、〇〇法その他法令に定めるも ののほか、この規程の定めるところによる。」
『北海道開発局に勤務する職員（非常勤職員を除く。以下同じ。） の服務については、国家公務員法、人事院規則その他法令に定め るもののほか、この規程の定めるところによる。』 （北海道開発 局職員服務規程第1条）
定義規定
規程で使われる主要な用語、あるいは一般の用法とは多少違った意で 用いられている用語についての定義を定めた規定で、第2条あたりに置 くのが通例になっています。ただし、それほど重要でない用語、頻繁に 出てこない用語などについては、規定のなかのその用語の最初に出てく る場所で定義されることもあります。
(1） 基本形 『この規程において「〇〇」とは。・・Iをいう。』

(2） 用語の数が多い場合 ア 第1項、第2項、第3項と重ねて書く方法

『第2条 この規程において「土地等」 とは、土地、土地収用法第 5条に掲げる権利、同法第6条に掲げる立木、建物その他土地 に定着する物件及び同法第7条に掲げる土石砂れきをいう。 この規程において「土地等の取得等」とは、 をいう。』 （北海道開発局用地事務取扱規程第2条）
イ まず柱書を置き、定義される用語を第1号、第2号、第3号と各 号に列記する方法
（例） 『この規程における用語の定義は、次の各号に掲げるとおり とする。
(1) 「〇〇〇」とは、 をいう。

(2) 「〇〇〇」とは、 をいう。』

『第2条 この規程における用語の定義は、次の各号に掲げ るとおりとする。
(1) 「マイクロフィルム」 とは、文字、図面等を縮小して 撮影することができるフィルムをいう。

(2) 「原文書」 とは、

(3) 「マイクロフィルム文書」 とは、 をいう。』 （北 海道開発局マイクロフィルム文書取扱規程第2条）

(3） 略称規定
規程等に用いられる用語を簡略化し、わかりやすくするために、その 規程等のあとの方で使われる特種な用語や略称をあらかじめ定める方法。
（例1）『北海道開発庁図書館北海道開発局分館（以下「図書館分館」 という。） 。』 （北海道開発庁図書館北海道開発局分館 利用要領第1条）
（例2 ) 『…国の債権管理等に関する法律（昭和31年法律第114号。 以下「法」 という。） 』 （北海道開発局債権管理事務取 扱細則第1条）
4 附 則 附則に規定すべき事項は以下のとおりです。
(1） 規程の施行期日

(2） その規程の制定に伴って廃止すべき規程がある場合のその廃止の規 定

(3） その規程の適用関係に関する規定

(4) (3）以外の経過措置に関する規定

(5） その規程に関連して他の規程を一部改正する必要がある場合の他の 規程を改正する規定

(6) (5）の規程改正に伴う経過措置に関する規定

第2節 規程文書の作り方
「
×北開局〇第〇〇号 ×〇〇〇〇〇〇〇規程を次のように定める。 ×平成〇〇年〇〇月〇〇日
北海道開発局長×〇xQ×〇×〇×××
x x x0000000規程 目次 ×第1章×〇〇〇〇〇〇 ××第1節×〇〇〇〇〇〇（第〇条・第〇条） ××第2節×〇〇〇〇〇〇（第〇条一第〇条） ×第2章×〇〇〇〇〇（第〇条・第〇条） ×第3章×〇〇〇〇〇 ××第1節×〇〇〇〇〇〇（第〇条・第〇条） ××第2節×〇〇〇〇〇〇（第〇条一第〇条） ×附則 ××第1章×〇〇〇〇〇〇 ×××第1節×〇〇〇〇〇〇
x (00000 )
本 第1条 x 0000000000000000000000000000000 ×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇、〇〇〇〇〇〇〇〇〇（以下、 「〇〇」 とい xう。 ) 0000000000。 2 x 00000000000000000000 x (1) x 00000000000000000000000000000000
則 x x0000Q0。
x (2) x 00000000000000000
第2条 x 000000000000000000000 ~
（中略）
×××附×則
附 ×（施行期日）

1×この規程は、平成〇〇年〇〇月0〇日から施行する。 x (0000 ) 2 x 00000000000000 ~
168 –
1 通達番号 通達番号は、文書記号及び番号を用い、第1行目の2字目から書きま す。
2 制定文
制定文は、通達番号の次の行に2字目から、「・・・を次のように定める。」 又は「…の・・・に基づき、…を次のように定める。」等と書きます。この 場合、文中に他の訓令、通達等の件名を引用するときは、その件名の後 に、その訓令、通達等の制定年月日及び通達番号をかっこ書きします。
3 制定年月日 制定年月日は、制定文の次の行に2字目から書きます。
4 局長名 局長名は、制定年月日の次の行に最終字が行末から4字目となるよう にし、職名と氏名の間及び氏名の字間を1字空けて書きます。
5 標 題 標題は、局長名の下を1行空け、 4字目から書きます。標題が長いた めに行を改める場合も、同様に4字目から書きます。
6 目次・章・節の用い方 条文数の多い規程は、通常その内容も複雑多岐にわたり、どこにどの ようなことが規定されているのかを知ること自体が容易ではないので、
章・節等の区切りを設け目次を付けます。節は、章の中をさらに細かく 区分する場合に用います。 したがって、条文数の少ない規程については、章・節等の区分も、目 次も必要がありません。
7 目 次 目次は、次によるものとします。
(1） 本則（本則は、附則以外の部分を指し、その通達が目的とする事項 について実質的内容を規定するものです。）が章、節等に細分されて いる場合は、目次を置くものとします。

(2） 目次は、 1字目から 「目次」 と書きます。

⑧ 章名は2字目からとし、節名は3字目からとします。以下細分は、 順次1字ずつずらして書きます。

(4) 「附則」は2字目から書きます。また、規程に別表、様式等がある 場合でも、これらは目次には書きません。

(5）
本則の章、節等の最小単位の区分に属する条文の範囲を、章名等の 右にかっこ書で示します。その表示の方法は、その属する条文が単一 の場合は「（第〇条）]、 2条の場合は「（第〇条・第〇条）]、 3 条以上の場合は「（第〇条ー第〇条）」 とします。ただし、章に属す る条文の一部がその章の細分である節に属さないような場合には、節

-70 –
名のほか、章名の右にも、その章に属する条文の範囲をかっこ書で示 します。 なお、附則の右には、附則に属する条文の範囲を示すかっこ書は付 けません。
（例） 目次
第1章×〇〇〇 第1節×〇〇〇（第〇条一第〇条） 第2節×〇〇〇（第〇条）
第2章×〇〇〇（第〇条一第〇条）
第3章×〇〇〇 第1節×〇〇〇（第〇条・第〇条） 第2節×〇〇〇（第〇条）
附則
8 本 則 本則は、次によるものとします。
(1）
章名は3字目からとし、節名は4字目からとします。以下細分は、 順次1字ずつずらして書きます。

(2）
条は1字目から書き、条名と本文の間は1字空けます。本文の2行 目以降は、 2字目から書きます。

(3） 条を、更に、規程の内容に従って区分する必要がある場合には、こ れを項に分けます。項は、第2項からアラビア数字で2 , 3 , 4…と 順に表示します。この項番号の位置は1字目で、本文は1字空けて書 き出し、 2行目以降は2字目から書きます。

(4） 内容が比較的簡単な場合、条を立てずに項のみで構成することがで きます。この場合、項が2項以上あるときは、第1項から1, 2, 3, 4、・と1字目から書き、本文は、 1字空けて書き出し、 2行目以降 は2字目から書きます。

(5） 規定の内容によっては、項を別に立てずに、文章を区切ることがで きます。この場合、文章が二つに区切られるときは、前の方の規定を 前段、後の方の規定を後段といいます。三つに区切られる場合は、そ れぞれを前段、中段、後段といいます。後段の文章が「ただし」で始 まり、前段の文章に対する例外を規定する場合は、 「ただし」以下を 「ただし書」 といい、前段を本文といいます。

(6） 条又は項の中で、幾つかの事項を列記する場合には、号を用います。 号番号は、(1)、 (2), (3), (4） ・と2字目から書き、 1字空けて本 文を書き出し、 2行目以降は3字目から書きます。

(7） 条文には原則として見出しを付けます。見出しは、条名の上に2字 目からかっこ書にして付けます。見出しは1条ごとに付けるのが原則 ですが、連続する2以上の条文が同じ範ちゅうに属する事項を規定し

一72 –
ている場合には、前の条文にまとめて付けることができます。 9 附 則 附則の表示は、本則の最後の行の次の行に、 4字目に「附」の字を、 1字空けて6字目に「則」の字を書きます。附則は、条又は項で成り立 っていますが、その記載方法は本則の場合と同様です。
×北開局0第0〇号 識い普 改 正 現 行 第Oi00000000000000第〇条×00000000000000> , , 珊S2×略 2×略 第0条X 第〇条x 000000000000000000000000000Q00Q0Q00QQQ0Q0QQ0Q0QQQQQ。 . 胃H 第0条×削除 第〇条x 00000000000000000000000000000 第O条x〇〇〇O〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇O〇〇〇〇。 第O条X 0000000Q0QQQQQ0000Q0 第0条x 第O条x 000000000000000000000000000000000000000000000000000000. , (1)x (1) 00000000000x00000000000x x . , (2)x (3)x x000000000000x. , (3)x X (4)x 00000000000000000000000000000000x, , (4)x (5)x 00000000000000000000x x, ,
x 00000000000〇について（平成〇年00月0〇日北開局〇第〇〇号）の一部を次のように改正する。 ×平成〇年〇〇月〇0日
北海道開発局長×Qx OXOX Qx ××
溢繭H
2~4×略 2~4×略
x00000000000 ,
2 x0000000000000000 .
x(2)x 000000 ,
×××附×則 ×（施行期日） 1×この通達は、平成〇年〇O月〇〇日から施行する。 x (0000 ) 2 x 00000000000000 ,
1 規程を改正する場合は、原則として新旧対照表を用います。
(1）
表の左に改正規程、右に現行規程を書きます。

(2） 改正する条、項又は号を書き、改正部分に下線を引きます。この場 合において、直接改正に関係のない条は書きません。

(3） 同じ条の中で現行と変わらない項又は号は、省略することができま す。この場合には、 「略」 と表記します。

2 通達番号、制定文、制定年月日及び局長名の配字は、新たに制定する 場合と同様とします。制定文は、 「‘・・規程（平成〇〇年〇〇月〇〇日北 開局〇第〇〇号）の一部を次のように改正する。」などと書きます。
3 改正部分が一部分のみの場合は、次の要領によることができます。
×北開局〇第〇〇号 x〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇O規程（平成〇〇年〇〇月0〇日北開局〇第〇〇号）の一部を次 のように改正する。 ×平成〇〇年〇0月0〇日
北海道開発局長×〇×〇×〇×〇××× ×第3条中「〇〇」を「〇〇」 に改める。 ×第5条を次のように改める。 第5条×削除
第8条中「〇〇」を「〇〇」に改め、同条第2項中「〇〇」を削る。
×××附×則 ×（施行期日） 1×この規程は、平成〇〇年〇〇月0〇日から施行する。
x (0000 ) 2 x 000000000000000
(1） 条文全部の改正
ア 条の全文を改正する例
×第〇条を次のように改める。
第〇条×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
イ 項の全文を改正する例
×第〇条第2項を次のように改める。
2×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
×第〇条第1項から第3項までを次のように改める。 x x00000000000 ~ 2 x〇〇〇QQQQ〇〇Qc。 3 xQ〇〇〇〇〇〇Q〇〇〇〇。
ウ 号の全文を改正する例
×第〇条（第〇項）第3号を次のように改める。 x (3) x 0000000000 ~
(2） 条文の一部の改正
ア 条文中ある字句を改正する例
×第〇条中「〇〇」を「〇〇」に改める。
イ 項中ある字句を改正する例
×第〇条第〇項中「〇〇」を「〇〇」に改める。
ウ 同一の条文中数項にわたって改正する例
×第〇条第1項中「〇〇」を「〇〇」に、 「〇〇」を「〇〇」
に改め、同条第3項中「〇〇〇」を「〇〇〇」に改める。
（備考） 同一条文の同一項内に2か所以上の改正を必要とする場 合は、一つひとつ「改める」の文字を用いることなく、末 尾にのみ記載します。また、項が2項以上にまたがってい るときは、項ごとに「改め、」 とします。
ェ 数条にわたって同一字句を改正する例
×第〇条、第〇条及び第〇条中「〇〇」を「〇〇」に改める。
×第〇条から第〇条までの規定中「〇〇」 を「〇〇」に改める。
オ ある字句を挿入する例
×第〇条第〇項中「〇〇」の次に「〇〇」 を加える。
カ ある字句を削除する例
×第〇条中「〇〇」を削る。
キ ある字句を削り、ある字句を加える例
×第〇条中「〇〇」を削り、 「〇〇〇」の次に「〇〇〇」を加 える。
ク ある字句を削り、ある字句を改め、かつ、ある字句を加える例。
×第〇条中「〇〇」を削り、 「〇〇」を「〇〇」に、 「〇〇」 を「〇〇」に改め、 「〇〇」の次に「〇〇」 を加える。

-78ー
ケ ただし書を改正する例
×第〇条第〇項ただし書を次のように改める。
××ただし、0000000000~
(3） 条文の追加
ア 条と条との間に条を追加する例（条の繰下げを行わない場合。）
×第4条の次に次の1条を加える。
第4条の2×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
イ 同上（条の繰下げを行う場合。）
×第10条を第11条とし、第9条から第5条までを1条ずつ繰り 下げ、第4条の次に次の1条を加える。 第5条×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
ウ 章（節）の末尾に追加する例
×第〇章（第〇節）中第〇条の次に次の1条を加える。 第〇条の2×〇〇〇〇〇〇〇〇〇。 ェ 項を追加する例
（ア）元の条文が1項のみで成り立っている場合の例
×第〇条に次の1項を加える。 2 x〇Q〇〇〇〇〇〇〇Q〇c〇。
（イ）項の末尾に追加する例
×第〇条に次の1項を加える。 4×〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
（ウ）項と項との間に項を追加する例
×第〇条第3項を同条第4項とし、同条第2項を同条第3項と し、同条第1項の次に次の1項を加える。 2 x〇〇QQQ〇〇〇〇〇c〇c。
-80一
オ 号を追加する例
（ア）号と号との間に号を追加する例（号の繰下げを行わない場合。）
×第〇条（第〇項）第3号の次に次の1号を加える。 x (3)の 2 x 0000000000 ~
（イ）同上（号の繰下げを行う場合。）
×第〇条中第5号を第6号とし、第4号を第5号とし、第3号 の次に次の1号を加える。 x (4)>< 0000000000000 ~
（ウ）号の末尾に追加する例
×第〇条（第〇項）に次の2号を加える。 x (3) x 00000000000 ~ x (4) x 0Q000Q00000。
カ 条又は項に後段を追加する例
×第〇条（第〇項）に後段として次のように加える。 x x000000、 0000000 ~
-81 –
キ ただし書を追加する例
×第〇条（第〇項）に次のただし書を加える。 ××ただし、〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
ク 別表（第〇）を追加する例
×次の別表を加える。
xQ 0 0 0
x0000 00000000
x0000 00000000

(4）条文の削除
ア 1条を削除する例
（ア）条の全文を削除し、条そのものも削除する例
×第8条を削り、第9条を第8条とし、第10条から第12条まで を1条ずつ繰り上げる。
-82ー
（イ）条そのものは存置する例
×第〇条を次のように改める。
第〇条×削除
イ 2条を削除する例
（ア）条の全文を削除し、条そのものも削除する例
×第8条及び第9条を削り、第10条を第8条とし、第11条を第 9条とし、第12条を第10条とする。
（イ）条そのものは存置する例
×第8条及び第9条を次のように改める。 第8条×削除 第9条×削除
ウ 3条以上を削除する例
（ア）条の全文を削除するし、条そのものも削除する例
×第8条から第10条までを削り、第11条を第8条とし、第12条 から第15条までを3条ずつ繰り上げる。 （イ）条そのものは存置する例
×第〇条から第〇条までを次のように改める。
第〇条から第〇条まで×削除
ェ 項を削除する例
×第〇条第3項を削り、第4項を第3項とし、第5項を第4項
とする。
（備考） 項は、単なる法文の段落であって、条又は号のように一 つの独立した単位とは考えられていないので、項そのもの を存置することはできない。
オ 号を削除する場合
前記ア～ウに準ずる。 カ ただし書を削除する例
×第〇条（第〇項）ただし書を削る。
」－一
第1章から第5章までの内容を踏まえ、次の要領で実際に起案します。
第1節 決裁文書
1 決裁用紙（表面）の記載（規程様式第4号） 規程様式第4号の記載要領に沿って、必要事項を記入します。 特に、備考欄に必ず、決裁区分と施行月日を指定する場合にはその旨 理由を明記します。
2 決裁用紙（裏面）の記載 決裁用紙の裏面には、最初の行の中央に「起案理由」 と書き、起案理 由を記載します。 起案理由は、起案の趣旨、起案に至るまでの経緯等について、できる だけ簡潔に記載します。
3 案 文 案文は、原則として、別紙を用いて作成します。この場合、別紙最上 部中央に「（案）」 と書きます。
4 参考資料等 参照条文、新旧対照表その他事案を理解するために必要な書類がある
ときは、適宜案文の後に添付します。 なお、規程に基づき起案する場合は、必ずその根拠規程を、回答文を 起案する場合には照会文を、必ず添付します。
5 決裁文書の加除添削 決裁文書を加除添削したときは、認印を押さなければなりません。
第2節 供覧文書
1 供覧用紙（表面）の記載（規程様式第5号） 規程様式第5号の記載要領に沿って、必要事項を記入します。
2 供覧理由（裏面）の記載 供覧用紙の裏面には、最初の行の中央に「供覧理由」 と書き、供覧理 由を記載します。 供覧理由は、供覧の趣旨、供覧に至るまでの経緯等について、できる だけ簡潔に記載します。
-86 –
三
1 北海道開発局文書管理規程
〔平成4年6月1日北開局総第52号局長〕
沿革 平成5年4月1日 北開局総第16号改正 平成6年3月14日 北開局総第190号改正 平成7年3月30日 北開局総第204号改正
目次 第1章 総則（第1条一第6条） 第2章 文書の収受及び配布（第7条－第11条） 第3章 文書の起案及び決裁等の処理（第12条一第25条） 第4章 文書の施行（第26条一第30条） 第5章 秘密文書の取扱い（第31条ー第39条） 第6章 文書の編さん及び保存（第40条一第46条） 第7章 雑則（第47条） 附則
第1章 総 （目的）
第1条
この規程は、別に定めのあるもののほか、北海道開発局の内部部局（以 下「本局」 という。）における文書の管理に関する必要な事項を定め、文書に よる事務処理の適正化と能率の向上を図ることを目的とする。 （用語の定義）

第2条
この規程における用語の定義は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 「文書」 とは、事務の運営に必要な一切の書類をいう。

(2) 「親展文書」 とは、親展の表示のある収受文書をいう。

(3) 「特殊文書」とは、書留、配達証明、内容証明等の特殊取扱いの郵便物（速 達及び年賀特別郵便を除く。）をいう。

(4) 「普通文書」 とは、親展文書及び特殊文書以外の収受文書（明らかに私信 と認められるものを除く。）をいう。

(5) 「決裁文書」 とは、決裁を求めるための文書（供覧の性格を併せ持つもの を含む。）をいう。

(6) 「供覧文書」 とは、上司その他の職員の閲覧に供するための文書をいう。

(7)「主管課」
とは、当該文書に係る事務を所掌する課（広報室、職員研修室、 情報管理室、監査官、環境審査官、営繕監督室及び営繕調査官を含む。以下 同じ。）をいう。

⑧ 「専決」 とは、決裁の範囲を一部省略して下位の者限りで処理することを し、 う。

(9)「代決」
とは、第23条に定める要件を満たす場合に、決裁者に代理してこ

の規程に定める者が文書を決裁することをいう。 （文書処理の原則）
第3条
事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。 2 文書の処理は、迅速かつ的確に行わなければならない。 3 文書は、丁寧に取り扱い、受渡しを確実に行うとともに、常にその所在及び

処理の経過を明らかにしておかなければならない。 （文書取扱主任）

第4条
本局の各課に文書取扱主任1人を置く。 2 文書取扱主任は、各課の庶務担当の係長（総務課においては文書係長）とす る。

3 文書取扱主任は、当該課の文書取扱いに関し、この規程に定める事務処理の 責任者とする。 （用紙の規格）

第5条
用紙は、A4判を用いる。ただし、必要のある場合には、他の規格の用 紙を用いることができる。 （電話又は口頭の処理）

第6条
緊急に処理を要する事案については、あらかじめ上司の了解を得て、電 話又は口頭をもって処理することができる。この場合、軽微な事案を除き、事 後に文書をもって決裁を求め、又は閲覧に供さなければならない。

2 電話又はロ頭をもって受理した事案は、文書によってその要旨を閲覧に供さ なければならない。ただし、軽微な事案は、口頭による報告をもって代えるこ とができる。
第2章 文書の収受及び配布 （文書の収受）
第7条
本局に送達される文書は、総務課において収受するものとする。ただし、 次に掲げる場合は主管課において収受することができる。

(1）
主管課に直接送達された文書を、その内容に係る事務を担当する者が受け 取る場合。

(2）
請願文書又は陳情文書を、その請願又は陳情の名あて人又はその代理人が

一88 –
直接請願人又は陳情人から受け取る場合。 （文書の受付）
第8条
収受した文書が次の各号に該当する場合は、総務課において受付を行わ なければならない。

(1）
本局あて及び部長以上の官職あての普通文書並びに本局あての特殊文書 （いずれも図書及び印刷物を除く。）

(2）
親展文書（課長以上の官職あてのものに限る。）及び特殊文書（本局あて のものを除く。）

2 前項第1号に規定する文書の受付は、総務課の文書取扱主任が開封の上、文 書の余白に受付印（様式第1号）を押し、受付カード（A票及びB票） （様式 第2号）を作成することにより行うものとする。ただし、当該文書が定期報告 文書等である場合は、受付カード（A票及びB票）の作成を省略することがで きる。
3 第1項第2号に規定する文書の受付は、総務課の文書取扱主任が封かんのま ま封皮に受付印を押し、受付カード（A票及びB票）を作成することにより行 うものとする。
4 前条ただし書の規定により主管課において収受した文書が第1項第1号に規 定する文書である場合は、主管課の文書取扱主任は、直ちに総務課に送付し、 第2項の規定による受付の手続に付さなければならない。 （総務課による文書の配布）
第9条
総務課の文書取扱主任は、総務課において収受又は受付を行った文書を 次の各号により配布しなければならない。この場合、受付カード（A票及びB 票）を作成した文書は、受付カード（B票）を添えて配布し、受付カード（A 票）に受領印を徴した上、同カードを保管するものとする。

(1）
前条第2項の規定により受付を行った文書は、主管課の文書取扱主任に配 布する。

(2）
前条第3項の規定により受付を行った文書は、局長、次長、官房長、官房 次長及び調整官（官房担当）あてのものは秘書係長に、部長及び調整官（官 房担当を除く。）あてのものは代表課（建設部にあっては建設行政課、農業

水産部にあっては農業計画課、港湾部にあっては港湾計画課、営繕部にあっ ては営繕管理課をいう。以下同じ。）の文書取扱主任に、その他の者あての ものは主管課の文書取扱主任にそれぞれ配布する。

(3）
前2号以外の文書の配布については、前号の規定を準用する。 2 2以上の課の所掌事務に関連する文書の配布先は、総務課長が定めるものと する。

3 総務課において収受又は受付を行った文書のうち、特に重要と認められるも のについては、総務課長又はその指定する者の閲覧に供した上、配布しなけれ ばならない。 （秘書室及び代表課における文書の処理）
第10条
秘書係長及び代表課の文書取扱主任は、総務課から文書の配布を受けた ときは、次の各号により処理しなければならない。

(1）
受付カード（B票）を添えられた親展文書及び特殊文書は、封かんのまま 当該受信者に配布し、その閲覧を経た後、その指示に従い、封皮を添えて配 布し、当該カードに受領印を徴した上、同カードを保管する。

(2）
前号以外の文書は、そのまま当該受信者に配布する。 （主管課における文書の配布）

第11条
主管課の文書取扱主任は、総務課から文書の配布を受けたときは、当該 受信者又は主管係に配布しなければならない。 2 前項の場合において、受付カード（B票）が添えられた文書を配布したとき は、当該カードに受領印を徴した上、同カードを保管しなければならない。

3 受信者又は主管係は、封かんのまま配布を受けた文書が、開封の結果本局あ て又は部長以上の官職あての文書であった場合は、直ちに主管課の文書取扱主 任を経由して総務課に返付し、受付の手続に付さなければならない。
4 前条第1号の規定により配布を受けた親展文書及び特殊文書の処理について は、前項の規定を準用する。 第3章 文書の起案及び決裁等の処理 （関係課への事前照会）
第12条 他の課の所掌事務に関連する事案で、当該関係課の意見を事前に聴取す る必要のあるものについては、決裁文書又は供覧文書の起案前に、口頭又は事 前照会書（様式第3号）をもって、当該関係課の意見を徴することができる。 また、課内の他の係の意見を事前に聴取する必要のあるものについても、同様
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とする。 （文書起案の方法）

第13条
決裁文書及び供覧文書は、決裁用紙（様式第4号）又は供覧用紙（様式 第5号）を用いて、次の各号により起案しなければならない。

(1） 原則として事案ごとに起案する。

(2）件名を簡明に付し、簡潔かつ明りょうな案文とする。

(3）軽微な事案を除き、起案理由を記載する。また、当該事案を理解するため に必要がある場合には、参考資料を添付する。

(4) 添付資料が多い場合には、見出し又は目次を付ける。 2 決裁文書及び供覧文書の起案者は、当該文書に係る起案カード（A票及びB 票） （様式第6号）を作成しなければならない。

3 軽微な事案を内容とするものは、本文の余白に決裁又は閲覧のための欄（様 式第7号）を設け、決裁を求め、又は閲覧に供することができる。 （文書取扱主任への回付）
第14条
決裁文書及び供覧文書は、主管課長の決裁を求め、又は閲覧に供する前 に、起案カード（A票及びB票）を添えて当該課の文書取扱主任に回付しなけ ればならない。

2 文書取扱主任は、前項の規定により回付された決裁文書及び供覧文書を点検 し、起案カード（A票を保管するとともに、同カード（B票）を一時保管した 上、課内の決裁又は供覧に回さなければならない。この場合、決裁文書につい ては、決裁用紙及び起案カード（A票及びB票）に文書記号及び番号を記入し なければならない。 （決裁文書又は供覧文書の合議等）

第15条
決裁文書又は供覧文書で他の課の所掌事務に関連する事案を内容とする ものは、当該関係課に合議又は供覧しなければならない。

2 合議（決裁）及び供覧の順序は、組織順の逆回りとし、主管課長、主管課の 属する部又は局長官房の関係課長、主管課の属する部を担当する調整官、主管 部長、他の部に属する関係課長、当該他の部を担当する調整官及び当該他の部 長、局長官房の関係課長（主管課が局長官房に属している場合を除く。）、調 整官（官房担当）、官房次長（計画担当、総務担当の順序とする。）、官房長、 次長、局長の順序とする。ただし、供覧文書については、その事案の内容によ り、主管課長の閲覧終了後、組織順に供覧することができる。
（文書審査）
第16条
次の各号に掲げる決裁文書は、前条第1項の規定により合議を要する場 合は合議終了後、その他の場合は、主管部長（局長官房にあっては主管課長） の決裁を得た後、総務課の文書審査を受けなければならない。

(1）法令の解釈に関するもの。

(2）例規に関するもの。

(3）官報に登載する事項に関するもの。

(4）前各号に掲げるもののほか、局長、次長、官房長、官房次長又は調整官（官 房担当）の決裁を求めるもの。

2 前項第4号のうち、次の各号に掲げる決裁文書は、総務課の文書審査を省略 することができる。
(1）第29条第1項に規定する秘密文書に属するもの。

(2）職員の進退、給与、分限及び賞罰に関するもの。

(3）会計機関の機構内で十分審査される予算及び決算に関するもの。

(4） 内容が計数的表示に限られる定期的な報告書に関するもの。

(5） 国家公務員等共済組合の収入又は支出に関するもの。 （決裁文書の取扱い）

第17条
主管課の文書取扱主任は、当該課長の決裁が終了したときは、一時保管 していた起案カード（B票）に決裁年月日を記入し、次の各号により処理しな ければならない。

(1）当該課長を最終決裁者とする決裁文書は、決裁用紙に決裁年月日を記入す る。

(2）前号以外の決裁文書は、起案カード（B票）を添えて、第15条第2項に規 定する合議（決裁）順序に従い、合議課、代表課若しくは総務課の文書取扱 主任又は秘書係長に送付する。

2 決裁文書の送付を受けた文書取扱主任又は秘書係長は、起案カード（B票） を一時保管した上、決裁者に回付するものとし、その決裁が終了したときは、 一時保管をしていた起案カード（B票）に決裁月日を記入し、次の各号により 処理しなければならない。
(1）最終決裁者の決裁が終了した決裁文書は、決裁用紙に決裁年月日を記入し、 起案カード（B票）を添えて、主管課の文書取扱主任に送付する。

(2）前号以外の決裁文書については、前項第2号の規定を準用する。

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3 主管課の文書取扱主任は、最終決裁者の決裁が終了した決裁文書を当該起案
者に返付し、起案カード（B票）に受領印を徴した上、同カードを保管しなけ ればならない。 （持ち回り決裁）
第18条
緊急に処理を要し、又は詳細な説明を要する決裁文書は、当該文書の起 案者その他の主管課の職員（当該事案について説明できる職員に限る。）が、 持ち回りにより決裁を求めることができる。

2 持ち回りにより決裁を求める場合は、前条の規定にかかわらず、決裁文書に 起案カード（B票）を添えたまま行うものとする。この場合、持ち回る者は、 起案カード（B票）の決裁月日をその都度記入し、最終決裁者の決裁が終了し たときは、決裁用紙に決裁年月日を記入しなければならない。 （決裁及び閲覧の方法）

第19条
決裁及び閲覧は、決裁用紙又は供覧用紙の所定の箇所に押印することに より行うものとする。 （決裁文書の修正）

第20条
決裁文書の修正は、軽微な場合を除き、あらかじめ起案者の了解を得た 上で、修正の必要な箇所に修正する者が認印を押して行わなければならない。 （決裁文書の廃案）

第21条
決裁文書について、決裁権者が反対の決定をしたとき又は主管課長が決 裁の中途において撤回の決定をしたときは、当該文書を廃案として処理するも のとする。

2 廃案となった決裁文書には、その右上部に「廃案」 と朱書きした上、当該文 書についてすでに決裁を了した者に通知しなければならない。 （決裁区分）

第22条
局長の決裁を受けなければならない決裁文書並びに官房長、部長及び課 長が専決することができる決裁文書の区分は、別表1の定めによるものとする。

2 前項において専決することができる決裁文書であっても、取扱上異例に属し 若しくは先例になると認められる事項又は事案により重要と認められる事項に 関する決裁文書は、局長の決裁を受けなければならない。
3 起案者は、決裁文書の決裁区分について、決裁用紙の所定の箇所に、前2項 に定めるいずれの区分により処理するものかを明示するものとする。 （代決の要件）
第23条
次の各号のすべてに該当する場合に限り、代決することができる。

(1）決裁者が出張、休暇その他の事由により不在であること。

(2）当該文書の処理が緊急を要すること。

(3）当該文書が、前条第2項により処理するべきものとされる文書でないこと。

2 代決者は代決した決裁用紙の所定の箇所に「代」の表示をし、事後において 起案者は速やかに当該代決に係る決裁者の閲覧に供さなければならない。 （代決者）
第24条
代決は、別表2に掲げる代決順位により行うものとする。 （供覧文書についての準用）

第25条
第16条から第18条までの規定は、供覧文書を処理する場合に準用する。 この場合において、 「決裁」 とあるのは「閲覧」 と、 「合議」 とあるのは「供 覧」 と、 「決裁者」 とあるのは「閲覧者」 と、 「決裁文書」 とあるのは「供覧 文書」 と、 「決裁用紙」 とあるのは「供覧用紙」 と、 「決裁年月日」 とあるの は「供覧完了年月日」 と読み替えるものとする。

第4章 文書の施行 （文書の施行名義）

第26条
文書は、別表3に定める区分に従い、局長名、次長名、官房長名又は部 長名により施行するものとする。 （文書記号及び番号並びに施行日）

第27条
文書記号は、別表4のとおりとする。 2 文書番号は主管課別とし、年度ごとの一連番号とする。 3 文書の施行日は、原則として最終決裁者の決裁が終了した日とする。ただし、

特に指定された日付を施行日とするときは、あらかじめ決裁用紙に当該施行日 を記入しておかなければならない。 （浄書及び照合）

第28条
施行する文書は、最終決裁者の決裁終了後、当該文書の主管課において 浄書し、決裁文書と照合しなければならない。 （公印の押印）

第29条
施行する文書には、公印及び契印を押印するものとする。ただし、本局 内通知文書については、公印の押印を省略することができる。 （発送の事務）

第30条
文書の発送は、郵送、使送その他の方法により行うものとする。

2 郵送については総務課が、使送については主管課がそれぞれ発送の事務を行 うものとする。 3 郵送する文書は、郵便料金計器により年月日及び郵便料金を刻印して発送し なければならない。
4 郵便料金は、月ごとに集計するものとし、その結果を総務課長の閲覧に供さ なければならない。 第5章 秘密文書の取扱い （秘密の保全）
第31条
秘密の保全を要すると認められる事項を内容とする文書（以下「秘密文 書」 という。）は、他の文書と区別して取り扱い、当該文書の処理に直接関係 のある者以外には、その内容を漏らしてはならない。

2 秘密文書には、原則として件名ごとに一連の管理番号を付し、その所在を明 らかにしておかなければならない。 （秘密文書の区分）

第32条
秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の二種に区分す るものとする。

(1）極秘
秘密保全の必要度が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与 えるおそれのあるもの。

(2）秘
極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならな

いもの。 （秘密文書の指定等）
第33条 秘密文書の指定は、 「極秘」については官房長又は主管部長が、 「秘」 については主管課長が、秘密にしておく期間を明らかにして行うものとする。 2 主管課長は、秘密文書ごとに取扱責任者を指定し、その管理を行わせなけれ
ばならない。
3 秘密文書の指定及び作成は、必要最少限にとどめなければならない。
4 秘密文書は複製してはならない。ただし、 「秘」に属する文書で指定者の承
認を受けた場合は、この限りでない。 （秘密文書の登録）
第34条 秘密文書の取扱責任者は、課ごとに置かれる秘密文書登録簿（様式第8
号）に、当該文書に係る必要事項を登載しなければならない。 2 前条第1項の規定にかかわらず、秘密文書登録簿は「秘」 とする。
3 本章の規定にかかわらず、秘密文書登録簿の取扱いは、官房長が別に定める。 （秘密区分及び秘密期間の表示等）
第35条
秘密文書には、その左上部に「極秘」又は「秘」の区分、登録番号及び 秘密にしておく期間を明記しなければならない。

2 秘密期間中に秘密とする必要がなくなったときは、指定者は秘密の解除を行 わなければならない。 （秘密文書の決裁及び供覧）

第36条
秘密文書の決裁及び供覧は、主管課長又はその指定する者が持ち回るこ とにより行わなければならない。 （秘密文書の保管等）

第37条
秘密文書は、施錠できる書庫に非常持出しの表示をして保管しなければ ならない。

2 不要となった秘密文書は、裁断、焼却その他の方法により復元できないよう 処分しなければならない。 （秘密文書の発送）

第38条
秘密文書の発送は、主管課長の指定する者が携行することにより行わな ければならない。ただし、 「秘」 に属する文書は、主管課長の指定する方法に より発送することができる。 （他省庁の秘密文書の取扱い）

第39条
他省庁から送達された秘密文書の区分について、取扱上の疑義が生じた ときは、速やかに当該文書の指定者と協議して同一の秘密区分を用いなければ ならない。

第6章 文書の編さん及び保存 （文書の保存の原則）

第40条
決裁又は供覧が終了した文書は、整理を行って適正に編さんし、必要あ る場合は直ちに貸出しができるよう、良好に保存しなければならない。

2 前項に定める保存については、別に定めるところにより、マイクロフィルム 又は光ディスクを用いて行うことができるものとする。 （保存期間）

第41条
文書の保存期間は、原則として永久、10年、 5年又は1年とする。

2 保存のための文書の分類及び当該分類ごとの保存期間は、官房長が別に定め る。
3 保存期間は、当該文書の決裁又は供覧が終了した日の属する年度の翌年度の 初日（暦年によることを適当とするものは、決裁又は供覧が終了した日の属す る翌年の初日）から起算するものとする。 （編さん及び保管）
第42条 決裁又は供覧が終了した文書は、主管課において、年度ごとに（暦年に よることを適当とするものは、暦年ごとに）分類別及び保存期間別に編さんし なければならない。
2 文書を編さんするときは、原則として2穴式バイソダーを使用して左とじに し、目録（様式第9号）及び背表紙（様式第10号及び第10号の2）を付さなけ ればならない。
3 前2項の規定により編さんした文書（以下「保存文書」 という。）は、前条 第3項に規定する起算日から1年間主管課で保管するものとする。 （引継ぎ及び保存）
第43条 主管課における保管期間を経過した保存文書（1年保存の文書を除く。） は、総務課に弓は継がなければならない。ただし、当該文書の使用頻度の高さ 等特別の事由がある場合には、この限りでない。
2 保存文書を引き継ぐときは、主管課の文書取扱主任はバインダーごとに保存 カード（A票及びB票） （様式第11号）を作成し、当該カードを添えて総務課 の文書取扱主任に引き渡さなければならない。
3 総務課の文書取扱主任は、前項の規定により引渡しを受けた保存文書と保存 カード（A票及びB票）を照合の上、保存カード（A票）に受領印を押して主 管課の文書取扱主任に返付し、保存カード（B票）を保管するとともに保存文 書を文書庫に収めるものとする。 （廃棄）
第44条
保存期間が満了した保存文書は、総務課において廃棄目録（様式第12号） を作成し、当該文書の主管課と協議の上、廃棄処分しなければならない。 2 保存期間満了前であっても、保存の必要がないと認められるものについては、 前項の規定に準じて廃棄処分することができる。

3 保存期間が満了した1年保存の文書は、主管課において廃棄処分しなければ ならない。 （貸出し及び返却）

第45条
保存文書を貸し出すときは、総務課の文書取扱主任は、保存カード（B

票）に必要な事項を記入し、貸出しを受ける者の受領印を徴さなければならな し 、～
2 保存文書の貸出期間は、原則として1週間以内とする。ただし、総務課の文 書取扱主任が認めたときは、この限りでない。
3 保存文書の貸出しを受けた者は、転貸又は庁外持ち出しをしてはならない。 ただし、総務課長が認めたときは、この限りでない。

4 貸し出した保存文書が返却されたときは、総務課の文書取扱主任は、当該文 書に係る保存カード（B票）と照合の上、同カードに返却年月日を記入し、確 認印を押さなければならない。 （文書庫の管理）
第46条
文書庫は、総務課において管理するものとする。 2 文書庫は常に清潔を保ち、整とんしておかなければならない。